Juntas improductivas: optimizar el tiempo y aumentar la productividad

El ritmo acelerado del trabajo moderno nos ha llevado a un escenario donde las reuniones se han convertido en una constante, eclipsando el tiempo dedicado al trabajo productivo. Este fenómeno, conocido como "síndrome de las juntas improductivas", afecta a empresas de todos los tamaños y sectores.

Los calendarios laborales están saturados con una secuencia interminable de reuniones, donde una da paso a otra sin un respiro. Esta situación genera una sensación de agobio y ansiedad en los empleados, quienes se ven obligados a pasar gran parte de su jornada laboral en espacios de discusión sin una claridad definida sobre sus objetivos.

Esta proliferación de reuniones improductivas tiene un impacto significativo en la productividad. Los colaboradores se ven obligados a extender sus horas laborales, llegando temprano y quedándose tarde, o incluso utilizando los fines de semana para poder concentrarse en tareas que requieren atención plena. Este desequilibrio laboral genera estrés, agotamiento y afecta la calidad del trabajo.

A lo largo de los años, se han propuesto diversas soluciones para combatir este problema, desde la implementación de reuniones cortas y concisas hasta el método de Jeff Bezos, que limita la participación a un número reducido de personas y promueve la utilización de documentos en lugar de presentaciones.

Sin embargo, estas estrategias no siempre resultan efectivas, ya que las reuniones improductivas persisten como un desafío latente en el ámbito laboral. Según datos del Harvard Business Review (HBR), los ejecutivos dedican en promedio casi 23 horas a la semana a reuniones, excluyendo aquellas que surgen de manera espontánea.

Capacitación como vlave para una gestión eficiente

Daniel Ordaz, CEO y fundador de Sendos.ai, empresa especializada en recursos humanos, destaca la importancia de la capacitación como herramienta clave para mejorar la gestión de las reuniones. Según Ordaz, la falta de formación adecuada en el uso de plataformas virtuales o presenciales para las reuniones, así como en la comunicación efectiva, contribuye al aumento del número de juntas improductivas.

Propone que, al igual que aprendemos a ser padres o a utilizar una tarjeta de crédito, los empleados deberían recibir capacitación en la utilización de herramientas y estrategias para optimizar las reuniones. Esta formación podría incluir aspectos como la planificación efectiva de las agendas, la definición clara de objetivos, la conducción participativa y la capacidad de síntesis.

Asimismo, identifica varias razones psicológicas que contribuyen al exceso de reuniones. Entre ellas se encuentran el egoísmo al programarlas, la utilización de las juntas para asegurar compromisos, el efecto de urgencia que genera una sensación de logro a pesar de la falta de relevancia en la reunión, la amnesia que lleva a repetir temas ya discutidos, la ignorancia pluralista, donde se asume que solo se está frustrado con una reunión inútil y el miedo a perderse algo (FOMO), que lleva a aceptar todas las invitaciones a reuniones.

En lugar de buscar soluciones mágicas, Ordaz sugiere experimentar diferentes técnicas, modelos y estrategias para encontrar lo que funciona mejor para cada organización. La clave reside en tomar el control de la situación, establecer límites claros y promover una cultura que valore la eficiencia en la gestión del tiempo, pues las reuniones no tienen por qué ser un obstáculo para la productividad; pueden ser un canal para el cambio y el crecimiento.